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Contract FED/2018/404-381 – Publication reference: LVIA/UE/404-381/2019/DAO/F/001

SUMMARY CONTRACT NOTICE

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L.V.I.A. (Lay Volunteers International Association) intends to award a supply contract for four (4) pick-ups, one (1) vehicle 7 seater, one (1) vehicle 8 seater and twelve (12) motorbikes in Bissau, Guinea-Bissau with financial assistance from the EDF. The tender dossier is available from the office of LVIA GUINÉ-BISSAU, Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guinea-Bissau and will also be published on the website of LVIA: https://lvia.it/paesi/guinea-bissau/

The deadline for submission of tenders is: April 15th 2019, at 12:00 hours

Possible additional information or clarifications/questions shall be published on the website of LVIA: https://lvia.it/paesi/guinea-bissau/

INSTRUCTIONS TO TENDERERS

PUBLICATION REF.: LVIA/UE/404-381/2019/DAO/F/001

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By submitting a tender, tenderers fully and unreservedly accept the special and general conditions governing the contract as the sole basis of this tendering procedure, whatever their own conditions of sale may be, which they hereby waive. Tenderers are expected to examine carefully and comply with all instructions, forms, contract provisions and specifications contained in this tender dossier. Failure to submit a tender containing all the required information and documentation within the deadline specified will lead to the rejection of the tender. No account can be taken of any remarks in the tender relating to the tender dossier; remarks may result in the immediate rejection of the tender without further evaluation.

These instructions set out the rules for the submission, selection and implementation of contracts financed under this call for tenders, in conformity with the practical guide (available on the internet at: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do).

1. Supplies to be provided

1.1. The subject of the contract is the supply by the contractor of the following goods:
Lot 1: four (4) pick-ups 4 x 4
Lot 2: one (1) vehicle 7 seater 4 x 4
Lot 3: one (1) vehicle 8 seater
Lot 4: twelve (12) motorbikes
The place where supplies are to be delivered DAP [1]: Bissau, at the latest 30 days after signing of contract.

[1] DAP (Delivered At Place) — Incoterms 2010 International Chamber of Commerce http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/.

1.2. The supplies must comply fully with the technical specifications set out in the tender dossier (technical annex) and conform in all respects with the drawings, quantities, models, samples, measurements and other instructions.

1.3. Tenderers are not authorised to tender for a variant solution in addition to the present tender.

2. Timetable

	DATE	TIME*
Deadline for requesting clarifications from the contracting authority	March 25^th 2019	12:00
Last date on which clarifications are issued by the contracting authority	April 4^th 2019	–
Deadline for submission of tenders	April 15^th 2019	12:00
Tender opening session	April 17^th 2019	10:00
Notification of award to the successful tenderer	April 18^th 2019^**	–
Signature of the contract	April 22^th 2019^**	–

* All times are in the time zone of the country of the contracting authority provisional date
** Provisional date

3. Participation

3.1. Tendering is open on equal terms to natural and legal persons (participating either individually or in a grouping – consortium – of tenderers) which are effectively established in one of the Member States of the European Union, an ACP State or in a country or territory authorised by the ACP-EC Partnership Agreement under which the contract is financed. Tendering is also open to international organisations.

3.2. These terms refer to all nationals of the above states and to all legal entities, companies or partnerships effectively established in the above states. For the purposes of proving compliance with this rule, tenderers being legal persons, must present the documents required under that country’s law.

3.3. The eligibility requirement detailed in subclauses 3.1 and 3.2 applies to all members of a joint venture/consortium and all subcontractors, as well as to all entities upon whose capacity the tenderer relies for the selection criteria. Every tenderer, member of a joint venture/consortium, every capacity-providing entity, every subcontractor providing more than 10 % of the supplies must certify that they meet these conditions. They must prove their eligibility by a document dated less than one year earlier than the deadline for submitting tenders, drawn up in accordance with their national law or practice or by copies of the original documents stating the constitution and/or legal status and the place of registration and/or statutory seat and, if it is different, the place of central administration. The contracting authority may accept other satisfactory evidence that these conditions are met.

3.4. Natural or legal persons are not entitled to participate in this tender procedure or be awarded a contract if they are in any of the situations mentioned in Sections 2.4. (EU restrictive measures), 2.6.10.1. (exclusion criteria) or 2.6.10.1.2. (rejection from a procedure) of the practical guide. Should they do so, their tender will be considered unsuitable or irregular respectively. In the cases listed in Section 2.6.10.1. of the practical guide tenderers may also be excluded from EU financed procedures and be subject to financial penalties up to 10 % of the total value of the contract in accordance with the Financial Regulation in force. This information may be published on the Commission website in accordance with the Financial Regulation in force. Tenderers must provide declarations on honour[2] that they are not in any of these exclusion situations. The declarations must cover all the members of a joint venture/consortium. Tenderers who make false declarations may also incur financial penalties and exclusion in accordance with the Financial Regulation in force . Their tender will be considered irregular.
The exclusion situations referred to above also apply to all members of a joint venture/consortium, all subcontractors and all suppliers to tenderers, as well as to all entities upon whose capacity the tenderer relies for the selection criteria. When requested by the contracting authority, tenderers/contractors must submit declarations from the intended subcontractors that they are not in any of the exclusion situations. In cases of doubt over declarations, the contracting authority will request documentary evidence that subcontractors are not in a situation that excludes them.

[2]See PRAG Section 2.6.10.1.3 A)

3.5. To be eligible to take part in this tender procedure, tenderers must prove to the satisfaction of the contracting authority that they comply with the necessary legal, technical and financial requirements and have the means to carry out the contract effectively.

Subcontracting is allowed but the contractor will retain full liability towards the contracting authority for performance of the contract as a whole.

When selecting subcontractors, suppliers should give preference to natural persons, companies or firms of ACP States capable of providing the supplies required on similar terms.

4. Origin

4.1. Unless otherwise provided in the contract or below, all goods purchased under the contract must originate in a Member State of the European Union or in a country or territory of the regions covered and/or authorised by the specific instruments applicable to the programme specified in clause 3.1 above. For these purposes, ‘origin’ means the place where the goods are mined, grown, produced or manufactured and/or from which services are provided. The origin of the goods must be determined according to the relevant international agreements (notably WTO agreements), which are reflected in EU legislation on rules of origin for customs purposes: the Customs Code (Council Regulation (EEC) No 2913/92) in particular its Articles 22 to 246 thereof, and the Code’s implementing provisions (Commission Regulation (EEC) No 2454/93. Goods originating in the EU include goods originating in the Overseas Countries and Territories.

Lot 1: All supplies under this contract must originate in one or more of the above countries.

Lots 2 and 3: All supplies under this contract may originate from any country.

Tenderers must provide an undertaking signed by their representative certifying compliance with this requirement. The tenderer is obliged to verify that the provided information is correct. Otherwise, the tenderer risks to be excluded because of negligently misrepresenting information. For more details, see Section 2.3.5. of the practical guide.

4.2. When submitting tenders, tenderers must state expressly that all the goods meet the requirements concerning origin and must state the countries of origin. They may be asked to provide additional information in this connection.

5. Type of contract

Unit-price

6. Currency

Tenders must be presented in EUR [3], without V.A.T.
[3] The currency of tender shall be the currency of the contract and of payment.

7. Lots

7.1. The tenderer may submit a tender for one lot, several or all of the lots.

7.2. Each lot will form a separate contract and the quantities indicated for different lots will be indivisible. The tenderer must offer the whole of the quantity or quantities indicated for each lot. Under no circumstances must tenders be considered for part of the quantities required. If the tenderer is awarded more than one lot, a single contract may be concluded covering all those lots.

7.3. A tenderer may include in its tender the overall discount it would grant in the event of some or all of the lots for which it has submitted a tender being awarded. The discount should be clearly indicated for each lot in such a way that it can be announced during the public tender opening session.

7.4. Contracts will be awarded lot by lot, but the contracting authority may select the most favourable overall solution after taking account of any discounts offered.]

8. Period of validity

8.1. Tenderers will be bound by their tenders for a period of 90 days from the deadline for the submission of tenders.

8.2. In exceptional cases and prior to the expiry of the original tender validity period, the contracting authority may ask tenderers in writing to extend this period by 40 days. Such requests and the responses to them must be made in writing. Tenderers that agree to do so will not be permitted to modify their tenders and they are bound to extend the validity of their tender guarantees for the revised period of validity of the tender. If they refuse, without forfeiture of their tender guarantees, their participation in the tender procedure will be terminated. In case the contracting authority is required to obtain the recommendation of the panel referred to in Section 2.6.10.1.1. of the practical guide, the contracting authority may, before the validity period expires, request an extension of the validity of the tenders up to the adoption of that recommendation.

8.3. The successful tenderer will be bound by its tender for a further period of 60 days. The further period is added to the validity period of the tender irrespective of the date of notification.

9. Language of tenders

The tenders, all correspondence and documents related to the tender exchanged by the tenderer and the contracting authority must be written in the language of the procedure, which is English.

If the supporting documents are not written in one of the official languages of the European Union, a translation into the language of the call for tender must be attached. Where the documents are in an official language of the European Union other than English, it is strongly recommended to provide a translation into English, to facilitate evaluation of the documents.

10. Submission of tenders

10.1. Tenders must be sent to the contracting authority before the deadline specified in 10.3. They must include all the documents specified in point 11 of these Instructions and be sent to the following address:
LVIA GUINEA-BISSAU
Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guinea-Bissau
Horários: 09:00-17:00

Tenders must comply with the following conditions:

10.2. All tenders must be submitted in one original, marked ‘original’, and two (2) copies signed in the same way as the original and marked ‘copy’.

10.3. All tenders must be submitted to Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guinea-Bissau before the deadline April 15th 2019, 12:00,

(a) either by post or by courier service, in which case the evidence shall be constituted by the postmark or the date of the deposit slip[4]

(b) or by hand-delivery to the premises of the contracting authority by the participant in person or by an agent, in which case the evidence shall be constituted by the acknowledgment of receipt.

The contracting authority may, for reasons of administrative efficiency, reject any application or tender submitted on time to the postal service but received, for any reason beyond the contracting authority’s control, after the effective date of approval of the short-list report or of the evaluation report, if accepting applications or tenders that were submitted on time but arrived late would considerably delay the evaluation procedure or jeopardise decisions already taken and notified.

[4]It is recommended to use registered mail in case the postmark would not be readable

10.4. All tenders, including annexes and all supporting documents, must be submitted in a sealed envelope bearing only:
a) the above address;
b) the reference code of this tender procedure, (i.e. LVIA/UE/404-381/2019/DAO/F/001);
c) where applicable, the number of the lot(s) tendered for;
d) the words ‘Not to be opened before the tender opening session’ in the language of the tender dossier.
e) the name of the tenderer.

The technical and financial offers must be placed together in a sealed envelope. The envelope should then be placed in another single sealed envelope/package, unless their volume requires a separate submission for each lot.

11. Content of tenders

Failure to fulfil the below requirements will constitute an irregularity and may result in rejection of the tender. All tenders submitted must comply with the requirements in the tender dossier and comprise:

Part 1: Technical offer:

A detailed description of the supplies tendered in conformity with the technical specifications, including any documentation required, including if applicable:

The technical offer should be presented as per template (Annex II+III*, Contractor’s technical offer) adding separate sheets for details if necessary.

Part 2: Financial offer:

A financial offer calculated on a DAP[5] basis for the supplies tendered, including if applicable:

The financial offer should be presented without V.A.T.
This financial offer should be presented as per template (Annex IV*, Budget breakdown), adding separate sheets for details if necessary.

[5]DAP (Delivered At Place) — Incoterms 2010 International Chamber of Commerce http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/ .

Part 3: Documentation:
To be supplied using the templates attached*:

The “Tender form for a supply contract”, together with its Annex 1 “Declaration on honour on exclusion criteria and selection criteria”, both duly completed, which includes the tenderer’s declaration, point 7, (from each member if a consortium):
The details of the bank account into which payments should be made (financial identification form – document c4o1_fif_en) (tenderers that have already signed another contract with the European Commission, may provide their financial identification form number instead of the financial identification form, or a copy of the financial identification form provided on that occasion, if no change has occurred in the meantime).
The legal entity file (document c4o2_lefind_en) and the supporting documents (tenderers that have already signed another contract with the European Commission, may provide their legal entity number instead of the legal entity sheet and supporting documents, or a copy of the legal entity sheet provided on that occasion, if no change in legal status has occurred in the meantime).

To be supplied in free-text format:

A description of the warranty conditions, which must be in accordance with the conditions laid down in Article 32 of the general conditions.
A statement by the tenderer attesting the origin of the supplies tendered (or other proofs of origin).
Duly authorised signature: an official document (statutes, power of attorney, notary statement, etc.) proving that the person who signs on behalf of the company, joint venture or consortium is duly authorised to do so.

Remarks:
Tenderers are requested to follow this order of presentation.
Annex* refers to templates attached to the tender dossier. These templates are also available on: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=C

12. Taxes and other charges

The applicable tax and customs arrangements are the following: DAP price, without V.A.T.
General provisions regarding tax and customs arrangements are attached to the tender dossier.

13. Additional information before the deadline for submission of tenders

The tender dossier should be so clear that tenderers do not need to request additional information during the procedure. If the contracting authority, on its own initiative or in response to a request from a prospective tenderer, provides additional information on the tender dossier, it must send such information in writing to all other prospective tenderers at the same time.

Tenderers may submit questions in writing to the following address up to 21 days before the deadline for submission of tenders, specifying the publication reference and the contract title:

Andrea Betta
Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guiné-Bissau
admgb.lvia@gmail.com

The contracting authority has no obligation to provide clarifications after this date.

Any clarification of the tender dossier will be published on the website of LVIA: https://lvia.it/paesi/guinea-bissau/ at the latest 11 days before the deadline for submission of tenders.

Any prospective tenderers seeking to arrange individual meetings with either the contracting authority and/or the European Commission during the tender period may be excluded from the tender procedure.

14. Clarification meeting / site visit

14.1. No clarification meeting / site visit planned. Visits by individual prospective tenderers during the tender period cannot be organized.

15. Alteration or withdrawal of tenders

15.1. Tenderers may alter or withdraw their tenders by written notification prior to the deadline for submission of tenders referred to in Article 10.1. No tender may be altered after this deadline. Withdrawals must be unconditional and will end all participation in the tender procedure.

15.2. Any such notification of alteration or withdrawal must be prepared and submitted in accordance with Article 10. The outer envelope must be marked ‘Alteration’ or ‘Withdrawal’ as appropriate.

15.3. No tender may be withdrawn in the interval between the deadline for submission of tenders referred to in Article 10.1 and the expiry of the tender validity period. Withdrawal of a tender during this interval may result in forfeiture of the tender guarantee.

16. Costs of preparing tenders

No costs incurred by the tenderer in preparing and submitting the tender are reimbursable. All such costs will be borne by the tenderer.

17. Ownership of tenders

The contracting authority retains ownership of all tenders received under this tender procedure. Consequently, tenderers have no right to have their tenders returned to them.

18. Joint venture or consortium

18.1. If a tenderer is a joint venture or consortium of two or more persons, the tender must be a single one with the object of securing a single contract, each person must sign the tender and will be jointly and severally liable for the tender and any contract. Those persons must designate one of their members to act as leader with authority to bind the joint venture or consortium. The composition of the joint venture or consortium must not be altered without the prior written consent of the contracting authority.

18.2. The tender may be signed by the representative of the joint venture or consortium only if it has been expressly so authorised in writing by the members of the joint venture or consortium, and the authorising contract, notarial act or deed must be submitted to the contracting authority in accordance with point 11 of these instructions to tenderers. All signatures to the authorising instrument must be certified in accordance with the national laws and regulations of each party comprising the joint venture or consortium together with the powers of attorney establishing, in writing, that the signatories to the tender are empowered to enter into commitments on behalf of the members of the joint venture or consortium. Each member of such joint venture or consortium must provide the proof required under Article 3.5 as if it, itself, were the tenderer.

19. Opening of tenders

19.1. The opening and examination of tenders is for the purpose of checking whether the tenders are complete, whether the requisite tender guarantees have been furnished, whether the required documents have been properly included and whether the tenders are generally in order.

19.2. The tenders will be opened in public session on April 17th 2019 at 10:00 at LVIA Office in Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guinea-Bissau by the committee appointed for the purpose. The committee will draw up minutes of the meeting, which will be available on request.

19.3. At the tender opening, the tenderers’ names, the tender prices, any discount offered, written notifications of alteration and withdrawal, the presence of the requisite tender guarantee (if required) and such other information as the contracting authority may consider appropriate may be announced.

19.4. After the public opening of the tenders, no information relating to the examination, clarification, evaluation and comparison of tenders, or recommendations concerning the award of the contract can be disclosed until after the contract has been awarded.

19.5. Any attempt by tenderers to influence the evaluation committee in the process of examination, clarification, evaluation and comparison of tenders, to obtain information on how the procedure is progressing or to influence the contracting authority in its decision concerning the award of the contract will result in the immediate rejection of their tenders.

19.6. All tenders received after the deadline for submission specified in the contract notice or these instructions will be kept by the contracting authority. The associated guarantees will be returned to the tenderers. No liability can be accepted for late delivery of tenders. Late tenders will be rejected and will not be evaluated.

20. Evaluation of tenders

20.1. Examination of the administrative conformity of tenders
The aim at this stage is to check that tenders comply with the essential requirements of the tender dossier. A tender is deemed to comply if it satisfies all the conditions, procedures and specifications in the tender dossier without substantially departing from or attaching restrictions to them.
Substantial departures or restrictions are those which affect the scope, quality or execution of the contract, differ widely from the terms of the tender dossier, limit the rights of the contracting authority or the tenderer’s obligations under the contract or distort competition for tenderers whose tenders do comply. Decisions to the effect that a tender is not administratively compliant must be duly justified in the evaluation minutes.
If a tender does not comply with the tender dossier, it will be rejected immediately and may not subsequently be made to comply by correcting it or withdrawing the departure or restriction.

20.2. Technical evaluation
After analysing the tenders deemed to comply in administrative terms, the evaluation committee will rule on the technical admissibility of each tender, classifying it as technically compliant or non-compliant.
The minimum qualifications required (see selection criteria in contract notice point 16) are to be evaluated at the start of this stage.
Where contracts include after-sales service and/or training, the technical quality of such services will also be evaluated by using yes/no criteria as specified in the tender dossier.

20.3. In the interests of transparency and equal treatment and to facilitate the examination and evaluation of tenders, the evaluation committee may ask each tenderer individually for clarification of its tender including breakdowns of prices, within a reasonable time limit to be fixed by the evaluation committee. The request for clarification and the response must be in writing, but no change in the price or substance of the tender may be sought, offered or permitted except as required to confirm the correction of arithmetical errors discovered during the evaluation of tenders pursuant to Article 20.4. Any such request for clarification must not distort competition. Decisions to the effect that a tender is not technically compliant must be duly justified in the evaluation minutes.

20.4. Financial evaluation

a) Tenders found to be technically compliant will be checked for any arithmetical errors in computation and summation. Errors will be corrected by the evaluation committee as follows:

where there is a discrepancy between amounts in figures and in words, the amount in words will be the amount taken into account;
except for lump-sum contracts, where there is a discrepancy between a unit price and the total amount derived from the multiplication of the unit price and the quantity, the unit price as quoted will be the price taken into account.

b) Amounts corrected in this way will be binding on the tenderer. If the tenderer does not accept them, its tender will be rejected.

c) Unless specified otherwise, the purpose of the financial evaluation process is to identify the tenderer offering the lowest price. Where specified in the technical specifications, the evaluation of tenders may take into account not only the acquisition costs but, to the extent relevant, costs borne over the life cycle of the supplies (such as for instance maintenance costs and operating costs), in line with the technical specifications. In such case, the contracting authority will examine in detail all the information supplied by the tenderers and will formulate its judgment on the basis of the lowest total cost, including additional costs.

20.5. Variant solutions
Variant solutions will not be taken into consideration.

20.6. Award criteria
The sole award criterion will be the price. The contract will be awarded to the lowest compliant tender.
Where tenders are of equivalent economic and technical quality, preference will be given to those with the widest participation of ACP States. See further Section 2.6.9. of the practical guide.

21. Notification of award

The contracting authority will inform all tenderers simultaneously and individually of the award decision. The tender guarantees of the unsuccessful tenderers will be released once the contract is signed.

22. Signature of the contract and performance guarantee

22.1. The successful tenderer will be informed in writing that its tender has been accepted (notification of award). Upon request of the contracting authority and before the signature of the contract with the successful tenderer, the successful tenderer shall provide the documentary proof or statements required under the law of the country in which the company (or each of the companies in case of a consortium) is effectively established, to show that it is not in any of the exclusion situations listed in Section 2.6.10.1. of the practical guide. This evidence or these documents or statements must carry a date not earlier than one year before the date of submission of the tender. In addition, a statement shall be provided that the situations described in these documents have not changed since then.

For contracts with a value of less than EUR 300 000, the contracting authority may, depending on its assessment of the risks, decide not to require proofs for selection criteria.

22.2. Upon request of the contracting authority, the successful tenderer shall also provide evidence of financial and economic standing and technical and professional capacity according to the selection criteria for this call for tenders specified in the contract notice, point 16. The documentary proofs required are listed in Section 2.6.11. of the practical guide.
The contracting authority may, depending on its assessment of the risks, decide not to require proofs for financial and economic standing and technical and professional capacity.

22.3. If the successful tenderer fails to provide the documentary proof or statement or the evidence of financial and economic standing and technical and professional capacity within 15 calendar days following the notification of award or if the successful tenderer is found to have provided false information, the award will be considered null and void. In such a case, the contracting authority may award the tender to the next lowest tenderer or cancel the tender procedure.

The contracting authority may waive the obligation of any candidate or tenderer to submit the documentary evidence referred to above if such evidence has already been submitted for the purposes of another procurement procedure, provided that the issue date of the documents does not exceed one year and that they are still valid. In this case, the candidate or tenderer must declare on his/her honour that the documentary evidence has already been provided in a previous procurement procedure and confirm that his/her situation has not changed.

No documentary evidence of the selection criteria in point 16 of the contract notice shall be submitted but no pre-financing will be granted.

By submitting a tender, each tenderer accepts to receive notification of the outcome of the procedure by electronic means. Such notification shall be deemed to have been received on the date upon which the contracting authority sends it to the electronic address referred to in the offer.

22.4. The contracting authority reserves the right to vary quantities specified in the tender by +/- 100 % at the time of contracting and during the validity of the contract. The total value of the supplies may not, as a result of the variation rise or fall by more than 25 % of the original financial offer in the tender. The unit prices quoted in the tender shall be used.

22.5. Within 30 days of receipt of the contract signed by the contracting authority, the selected tenderer must sign and date the contract and return it, with the performance guarantee (if applicable), to the contracting authority. On signing the contract, the successful tenderer will become the contractor and the contract will enter into force.

22.6. If it fails to sign and return the contract and any financial guarantee required within 30 days after receipt of notification, the contracting authority may consider the acceptance of the tender to be cancelled without prejudice to the contracting authority’s right to seize the guarantee, claim compensation or pursue any other remedy in respect of such failure, and the successful tenderer will have no claim whatsoever on the contracting authority.

23. Tender guarantee

No tender guarantee is required.

24. Ethics clauses and code of conduct

24.1. Absence of conflict of interest
The tenderer must not be affected by any conflict of interest and must have no equivalent relation in that respect with other tenderers or parties involved in the project. Any attempt by a tenderer to obtain confidential information, enter into unlawful agreements with competitors or influence the evaluation committee or the contracting authority during the process of examining, clarifying, evaluating and comparing tenders will lead to the rejection of its tender and may result in administrative penalties according to the Financial Regulation in force.

24.2. Respect for human rights as well as environmental legislation and core labour standards
The tenderer and its staff must comply with human rights. In particular and in accordance with the applicable basic act, tenderers and applicants who have been awarded contracts must comply with the environmental legislation including multilateral environmental agreements, and with the core labour standards as applicable and as defined in the relevant International Labour Organisation conventions (such as the conventions on freedom of association and collective bargaining; elimination of forced and compulsory labour; abolition of child labour).

Zero tolerance for sexual exploitation and sexual abuse:
The European Commission applies a policy of ‘zero tolerance’ in relation to all wrongful conduct which has an impact on the professional credibility of the tenderer.
Physical abuse or punishment, or threats of physical abuse, sexual abuse or exploitation, harassment and verbal abuse, as well as other forms of intimidation shall be prohibited.

24.3. Anti-corruption and anti-bribery
The tenderer shall comply with all applicable laws and regulations and codes relating to anti-bribery and anti-corruption. The European Commission reserves the right to suspend or cancel project financing if corrupt practices of any kind are discovered at any stage of the award process or during the execution of a contract and if the contracting authority fails to take all appropriate measures to remedy the situation. For the purposes of this provision, ‘corrupt practices’ are the offer of a bribe, gift, gratuity or commission to any person as an inducement or reward for performing or refraining from any act relating to the award of a contract or execution of a contract already concluded with the contracting authority.

24.4. Unusual commercial expenses
Tenders will be rejected or contracts terminated if it emerges that the award or execution of a contract has given rise to unusual commercial expenses. Such unusual commercial expenses are commissions not mentioned in the main contract or not stemming from a properly concluded contract referring to the main contract, commissions not paid in return for any actual and legitimate service, commissions remitted to a tax haven, commissions paid to a payee who is not clearly identified or commissions paid to a company which has every appearance of being a front company.
Contractors found to have paid unusual commercial expenses on projects funded by the European Union are liable, depending on the seriousness of the facts observed, to have their contracts terminated or to be permanently excluded from receiving EU funds.

24.5. Breach of obligations, irregularities or fraud
The contracting authority reserves the right to suspend or cancel the procedure, where the award procedure proves to have been subject to breach of obligations, irregularities or fraud. If breach of obligations, irregularities or fraud are discovered after the award of the contract, the contracting authority may refrain from concluding the contract.

25. Cancellation of the tender procedure

If a tender procedure is cancelled, tenderers will be notified by the contracting authority. If the tender procedure is cancelled before the tender opening session the sealed envelopes will be returned, unopened, to the tenderers.

Cancellation may occur, for example, if:

the tender procedure has been unsuccessful, namely where no suitable, qualitatively or financially acceptable tender has been received or there has been no valid response at all;
the economic or technical parameters of the project have changed fundamentally;
exceptional circumstances or force majeure render normal implementation of the project impossible;
all technically acceptable tenders exceed the financial resources available;
there have been breach of obligations, irregularities or frauds in the procedure, in particular where these have prevented fair competition;
the award is not in compliance with sound financial management, i.e. does not respect the principles of economy, efficiency and effectiveness (e.g. the price proposed by the tenderer to whom the contract is to be awarded is objectively disproportionate with regard to the price of the market.

In no event will the contracting authority be liable for any damages whatsoever including, without limitation, damages for loss of profits, in any way connected with the cancellation of a tender procedure even if the contracting authority has been advised of the possibility of damages. The publication of a contract notice does not commit the contracting authority to implement the programme or project announced.

26. Appeals

Tenderers believing that they have been harmed by an error or irregularity during the award process may file a complaint. See Section 2.12. of the practical guide.

27. Early detection and exclusion system

The tenderers and, if they are legal entities, persons who have powers of representation, decision-making or control over them, are informed that, should they be in one of the situations of early detection or exclusion, their personal details (name, given name if natural person, address, legal form and name and given name of the persons with powers of representation, decision-making or control, if legal person) may be registered in the early detection and exclusion system, and communicated to the persons and entities listed in the above-mentioned decision, in relation to the award or the execution of a procurement contract.

ANNEXES

Annex 1 - Tender submission form

Annex 2 - Declaration of honour on exclusion and selection criteria

Annex 3 - Technical specifications & technical offer

Annex 4 - Financial offer

Annex 5 - Tax and customs arrangements

Annex 6 - Legal entity file (private companies)

Annex 7 - Bank account notification form

Annex 8 - Conciliation and arbitration

Minuta de anúncio para a publicação local dos concursos públicos locais

Contrato de subvenção FED/2018/404-381
Referência de publicação: LVIA/UE/404-381/2019/DAO/F/001

ANUNCIO CONTRATO

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A ONG LVIA (Lay Volunteers International Association/Associação Internacional de Voluntários Leigos) tenciona adjudicar um contrato de fornecimento para quatro (4) viaturas pick-up 4 x 4, uma (1) viatura 7 lugares 4×4, um (1) carro 8 lugares, doze (12) motas em Bissau, Guiné-Bissau, no quadro da assistência financeira do FED. O processo do concurso está disponível no escritório da LVIA GUINÉ-BISSAU, em Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guiné-Bissau e será igualmente publicado no sítio Internet da LVIA: https://lvia.it/paesi/guinea-bissau/

O prazo para apresentação das propostas é 15 de Abril de 2019 as 12:00 horas.

As eventuais informações complementares ou perguntas/esclarecimentos serão publicados no sítio Internet da LVIA: https://lvia.it/paesi/guinea-bissau/

INSTRUÇÕES AOS PROPONENTES

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REFERÊNCIA DE PUBLICAÇÃO: LVIA/UE/404-381/2019/DAO/F/001

Ao apresentar uma proposta, os proponentes aceitam integralmente e sem reservas as condições gerais e especiais que regem o presente contrato como única base do presente processo de concurso, independentemente das suas próprias condições de venda, a que renunciam. Considera-se que o proponente leu atentamente e aceitou todos os formulários, instruções, disposições contratuais e especificações que integram o presente processo de concurso. Se o proponente não tiver apresentado, dentro do prazo fixado, todas as informações e todos os documentos necessários, a sua proposta será excluída. Não serão aceites quaisquer observações na proposta em relação ao processo de concurso. As reservas eventualmente apresentadas poderão implicar a rejeição imediata da proposta, não sendo dado seguimento ao processo de avaliação da mesma.

As presentes instruções definem as regras para a apresentação, seleção e execução dos contratos financiados ao abrigo do presente concurso, em conformidade com o guia prático (disponível no seguinte endereço Internet: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do).

1. Fornecimentos objeto do contrato

1.1 O objeto do contrato é o fornecimento pelo contratante dos seguintes produtos:

Lote 1: quatro (4) viaturas pick-up 4 x 4
Lote 2: uma (1) viatura 7 lugares 4 x 4
Lote 3: um (1) carro 8 lugares
Lote 4: doze (12) motas

Local onde os fornecimentos devem ser entregues DAP[1] : Bissau, no mais tardar 30 dias apos a assinatura do contrato.
[1]DAP (Entrega no local) – Nomenclatura Incoterms 2010 da Câmara de Comércio Internacional – http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/.

1.2 Os fornecimentos devem corresponder plenamente às especificações técnicas indicadas no processo de concurso (anexo técnico) e, nomeadamente, respeitar os planos, quantidades, modelos, amostras, medidas e outras instruções.

1.3 Os proponentes não estão autorizados a apresentar uma solução variante para além das constantes da presente proposta.

2. Calendário

	DATA	HORA*
Data-limite para solicitar esclarecimentos à autoridade contratante	25 de Março de 2019	12:00
Data-limite para a prestação de esclarecimentos pela autoridade contratante	4 de Abril de 2019	12:00
Data-limite para a apresentação das propostas	15 de Abril de 2019	12:00
Sessão de abertura das propostas	17 de Abril de 2019	10:00
Notificação da adjudicação ao proponente selecionado	18 de Abril de 2019^**	–
Assinatura do contrato	22 de Abril de 2019^**	–

* Todas as horas são indicadas na hora local do país da autoridade contratante.
** Data provisória

3. Participação

3.1 A participação no concurso está aberta em igualdade de circunstâncias a todas as pessoas singulares e pessoas coletivas (que participem individualmente ou em grupo – consórcio – de proponentes) efetivamente estabelecidas num dos Estados-Membros da União Europeia, num Estado ACP ou num país ou território autorizado pelo Acordo de Parceria ACP-CE no âmbito do qual o contrato é financiado. A participação no concurso está igualmente aberta a organizações internacionais.

3.2 Estas condições são aplicáveis a todos os nacionais desses Estados e a todas as entidades jurídicas, sociedades ou parcerias efetivamente estabelecidas nesses Estados. Para demonstrar o cumprimento desta regra, os proponentes que sejam pessoas coletivas devem apresentar os documentos exigidos por força da legislação nacional desse país.

3.3 As condições de elegibilidade referidas nos pontos 3.1. e 3.2. são igualmente aplicáveis a todos os membros de uma empresa comum/consórcio, todos os subcontratantes, bem como a todas as entidades a cujas capacidades o proponente recorre para os critérios de seleção. Todos os proponentes, membros de uma empresa comum ou de um consórcio, todas as entidades que proporcionem capacidades, todos os subcontratantes que executem mais de 10 % das prestações devem provar que cumprem estas condições. Devem demonstrar a sua elegibilidade através de um documento datado de há menos de 1 ano em relação ao prazo para a apresentação das propostas, elaborado em conformidade com a legislação ou a prática nacional, ou uma cópia dos documentos originais relativos à constituição e/ou à situação jurídica da sua sociedade, comprovativos do respetivo local de registo e/ou da sua sede social, bem como, caso seja diferente, da sua administração central. A entidade adjudicante pode aceitar outra prova satisfatória do cumprimento destas condições.

3.4 As pessoas singulares ou coletivas não estão autorizadas a participar neste concurso nem poderão ser adjudicatárias de um contrato se se encontrarem numa das situações referidas nos pontos 2.4 (Medidas restritivas da UE), 2.6.10.1 (Critérios de exclusão) ou 2.6.10.1.2 (rejeição de participação num concurso) do guia prático. Se o fizerem, a sua proposta será considerada inadequada ou irregular, respetivamente. Nos casos enumerados no ponto 2.6.10.1 do guia prático, os proponentes também podem ser excluídos dos procedimentos financiados pela UE e sujeitar-se a sanções financeiras de montante até 10 % do valor total do contrato em conformidade com o Regulamento Financeiro em vigor. Estas informações podem ser publicadas no sítio Web da Comissão, em conformidade com o Regulamento Financeiro em vigor. Os proponentes devem apresentar declarações sob compromisso de honra[2] que demonstrem que não se encontram em nenhuma destas situações de exclusão. Tais declarações devem abranger todos os membros das empresas comuns e consórcios. Os proponentes que prestem falsas declarações poderão igualmente incorrer em sanções financeiras e ser excluídos, conforme previsto no Regulamento Financeiro em vigor. As respetivas propostas serão consideradas irregulares.

As situações de exclusão acima referidas aplica-se igualmente a todos os parceiros de uma empresa comum/consórcio, todos os subcontratantes e fornecedores do proponente, bem como a todas as entidades a cujas capacidades o proponente recorre para os critérios de seleção. A pedido da autoridade contratante, o proponente/contratante deve apresentar uma declaração do subcontratante previsto atestando que não se encontra em nenhuma das situações de exclusão. Em caso de dúvida sobre esta declaração sob compromisso de honra, a autoridade contratante solicita a prova documental de que o subcontratante não se encontra em nenhuma das situações de exclusão.

[2] Ver a secção 2.6.10.1.3 A do PRAG)

3.5 Para poderem participar no presente concurso, os proponentes devem provar à autoridade contratante que satisfazem as condições jurídicas, técnicas e financeiras exigidas e que possuem a capacidade e os recursos necessários para executar eficazmente o contrato.

3.6 A subcontratação é autorizada, mas o contratante manterá plena responsabilidade perante a entidade adjudicante pela execução do contrato no seu conjunto.
Na seleção dos subcontratantes, o fornecedor dará preferência a pessoas singulares, empresas ou firmas de Estados ACP que sejam capazes de fornecer os bens exigidos em condições idênticas.

4. Origem

4.1 Salvo disposição em contrário no contrato ou infra, todas as mercadorias compradas ao abrigo do contrato devem ser originárias de um Estado-Membro da União Europeia ou de um país ou território das regiões abrangidas e/ou autorizadas pelos instrumentos específicos aplicáveis ao programa definido na cláusula 3.1 supra. Neste contexto, por origem entende-se o local onde os produtos são extraídos, cultivados, produzidos ou fabricados e/ou a partir do qual os serviços são prestados. A origem das mercadorias deve ser determinada em conformidade com os acordos internacionais pertinentes (nomeadamente os acordos da OMC), que se traduzem em legislação da UE em matéria de regras de origem para efeitos aduaneiros: Código Aduaneiro (Regulamento (CEE) n.º 2913/92 do Conselho), nomeadamente os artigos 22.º a 246.º, bem como as respetivas disposições de aplicação (Regulamento (CEE) n.º 2454/93 da Comissão). Os produtos originários da UE incluem os produtos originários dos países e territórios ultramarinos.

Lote 1: Todos os fornecimentos ao abrigo deste contrato devem ser originários de um ou vários dos referidos países supra.
Lotes 2 y 3: Todos os bens fornecidos ao abrigo deste contrato podem ser originários de qualquer país.

Os proponentes devem apresentar uma declaração assinada pelo seu representante, na qual certificam que respeitam este requisito. O proponente está obrigado a verificar se a informação fornecida está correta. Caso contrário, o proponente corre o risco de ser excluído devido à apresentação negligente de informações falsas. Para mais informações, ver o ponto 2.3.5 do guia prático.

4.2 Ao apresentar a sua proposta, o proponente deve declarar expressamente que todos os produtos estão conformes com as exigências em matéria de origem e mencionar os respetivos países de origem. Para o efeito, poderão ser-lhe solicitadas informações complementares.

5. Tipo de contrato

Preço unitário

6. Moeda

As propostas devem ser apresentadas em EUR[3] , sem IGV.
[3]A moeda em que a proposta é apresentada é a moeda do contrato e do pagamento.

7. Lotes

7.1 O proponente pode apresentar uma proposta para um, vários ou todos os lotes.

7.2 Cada lote será objeto de um contrato distinto, sendo as quantidades indicadas para cada lote indivisíveis. O proponente deve apresentar uma proposta respeitante à quantidade total ou às quantidades totais indicadas relativamente a cada lote. As propostas respeitantes a uma parte das quantidades requeridas não serão em caso algum tomadas em consideração. Se ao mesmo proponente forem adjudicados vários lotes, pode ser celebrado um contrato único para o conjunto de lotes adjudicado.

7.3 Na sua proposta, o proponente pode incluir o desconto global que estaria disposto a conceder caso lhe fossem adjudicados todos ou uma parte dos lotes relativamente aos quais apresentou uma proposta. O desconto deve ser claramente indicado para cada lote, por forma a poder ser anunciado durante a sessão de abertura das propostas.

7.4 O contrato será adjudicado por lotes, no entanto, a autoridade contratante escolherá a solução global mais favorável, tendo em conta os descontos eventualmente propostos.

8. Prazo de validade das propostas

8.1 Os proponentes ficam vinculados pelas suas propostas durante 90 dias a contar da data-limite para a apresentação das propostas.

8.2 Em circunstâncias excecionais e antes do termo do prazo inicial de manutenção das propostas, a autoridade contratante pode solicitar, por escrito, aos proponentes que prorroguem esse prazo por um período de 40 dias. Tais pedidos e as respostas correspondentes devem ser formulados por escrito. Os proponentes que aceitem não poderão alterar as suas propostas e devem comprometer-se a prorrogar a validade das garantias da proposta de acordo com o prazo de validade revisto. Os proponentes que recusarem verão a sua participação no processo de concurso terminada, sem perderem as suas garantias da proposta. No caso de a autoridade contratante ser obrigada a obter a recomendação do painel referido no ponto 2.6.10.1.1 do guia prático, a autoridade contratante pode, antes de terminar o prazo de validade das propostas, solicitar uma prorrogação desse prazo de validade das propostas até à adoção da referida recomendação.

8.3 O proponente selecionado deve manter a sua proposta por um período suplementar de 60 dias. O período suplementar é acrescentado ao prazo de validade das propostas, independentemente da data da notificação.

9. Língua das propostas

A proposta, os documentos relacionados com a proposta e toda a correspondência trocada entre o proponente e a autoridade contratante devem ser redigidos na língua do processo, ou seja, em português.

Se os documentos comprovativos não forem redigidos numa das línguas oficiais da União Europeia, em anexo deverá figurar uma tradução na língua do convite à apresentação de propostas. Quando os documentos forem redigidos numa língua oficial da União Europeia diferente da do concurso, é no entanto fortemente recomendado o envio de uma tradução na língua do convite à apresentação de propostas, a fim de facilitar a avaliação dos documentos.

10. Apresentação das propostas

10.1 As propostas devem ser enviadas à autoridade contratante antes da data-limite especificada no ponto 10.3. Devem incluir todos os documentos indicados no ponto 11 das presentes instruções e ser enviadas para o seguinte endereço:

LVIA GUINÉ-BISSAU
Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guiné-Bissau
Horários: 09:00-17:00

As propostas devem satisfazer as seguintes condições:

10.2 Ser apresentadas sob a forma de um original, ostentando a menção «original», e duas (2) cópias, assinadas da mesma forma que o original e ostentando a menção «cópia».

10.3 Ser enviadas para Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guiné-Bissau antes da data-limite 15 de Abril de 2019, 12:00 horas,

(a) Quer por correio ou por serviços de entrega, caso em que faz fé o carimbo dos correios ou a data do recibo de entrega;

(b) Quer entregues em mão nas instalações da autoridade contratante, pessoalmente pelo participante ou por terceiros devidamente mandatados para o efeito, caso em que faz fé o aviso de receção.

A autoridade contratante pode, por motivos de eficiência administrativa, rejeitar qualquer candidatura ou proposta apresentada nos serviços de correio dentro do prazo, mas que, por qualquer razão que escape ao controlo da autoridade contratante, tenha sido recebida após a data efetiva de aprovação do relatório de pré-seleção ou do relatório de avaliação, caso a aceitação de candidaturas ou propostas que tenham sido apresentadas atempadamente, mas que tenham sido recebidas fora do prazo limite possa atrasar consideravelmente o procedimento de avaliação ou comprometer decisões já tomadas e notificadas.

10.4 Ser apresentadas, juntamente com os anexos e os documentos comprovativos, num sobrescrito fechado, ostentando unicamente as seguintes indicações:
a) O endereço acima referido;
b) A referência do presente concurso (ou seja, LVIA/UE/404-381/2019/DAO/F/001);
c) Se for caso disso, o(s) número(s) do(s) lote(s) relativamente aos quais a proposta é apresentada;
d) A menção «Abrir unicamente na sessão de abertura das propostas» na língua do processo de concurso.
e) O nome do proponente.

A proposta técnica e a proposta financeira devem ser colocadas no mesmo sobrescrito fechado, que deve seguidamente ser inserido num segundo sobrescrito / embalagem fechado/a, exceto se o seu volume obrigar a uma apresentação separada para cada lote.

11. Conteúdo das propostas

O incumprimento dos requisitos a seguir referidos constitui um vício de forma que pode implicar a rejeição da proposta. Todas as propostas apresentadas devem satisfazer os requisitos do processo do concurso e incluir:

Parte 1: Proposta técnica

Uma descrição minuciosa dos fornecimentos objeto do concurso em conformidade com as especificações técnicas, incluindo, se for caso disso, toda a documentação solicitada:

A proposta técnica deve ser apresentada com base na minuta correspondente (anexos II+III*, proposta técnica) a que podem ser acrescentadas folhas para a apresentação dos pormenores necessários.

Parte 2: Proposta financeira

Uma proposta financeira calculada numa base DAP[5] para os fornecimentos objeto do concurso.

A proposta financeira deve ser presentada sem IGV.

A proposta financeira deve ser apresentada com base na minuta correspondente (anexo IV*, repartição do orçamento) a que podem ser acrescentadas folhas para a apresentação dos pormenores necessários.

[5]DAP (Entrega no local) – Nomenclatura Incoterms 2010 da Câmara de Comércio Internacional http://www.iccwbo.org/products-and-services/trade-facilitation/incoterms-2010/the-incoterms-rules/.

Parte 3: Documentação
A apresentar com base no modelo em anexo*:

O formulário de apresentação da proposta para um contrato de fornecimento, juntamente com o seu anexo 1 «Declaração sob compromisso de honra relativa aos critérios de exclusão e aos critérios de seleção», devidamente preenchidos, incluindo a declaração do proponente nos termos do ponto 7 (a subscrever por cada membro, em caso de consórcio);
Os dados referentes à conta bancária para depósito dos pagamentos (ficha de identificação financeira – documento c4o1_fif_pt) (Se já tiver celebrado um contrato com a Comissão Europeia, em vez da ficha de identificação financeira, o proponente pode, quer indicar o número da sua ficha de identificação financeira, quer fornecer uma cópia da ficha anteriormente entregue, a não ser que entretanto tenha ocorrido uma alteração dos dados).
A ficha de identificação jurídica (documento c4o2_lefind_pt) e os documentos comprovativos auxiliares (se já tiver celebrado um contrato com a Comissão Europeia, em vez da ficha de identificação jurídica, o proponente pode, quer indicar o número da sua ficha de identificação jurídica, quer fornecer uma cópia da ficha anteriormente entregue, a não ser que entretanto tenha ocorrido uma alteração dos dados).

A apresentar em formato livre:

Uma descrição das condições da garantia, que deve estar em conformidade com as condições previstas no artigo 32.º das condições gerais.
Uma declaração do proponente relativa à origem dos fornecimentos objeto do concurso (ou outras provas de origem).
Assinatura devidamente autorizada: um documento oficial (estatutos, procuração, declaração notarial, etc.) que comprove que a pessoa que assina em nome da empresa, empresa comum ou consórcio está legalmente autorizada para o efeito.

Observações:

Os proponentes devem respeitar esta ordem de apresentação.
No anexo* figuram os formulários e modelos do processo de concurso. Estes formulários estão igualmente disponíveis em: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=C

12. Impostos ou outros encargos

As disposições fiscais e aduaneiras aplicáveis são as seguintes: preço DAP, sem IGV
As disposições gerais em matéria fiscal e aduaneira figuram em anexo ao processo do concurso.

13. Informações complementares antes da data-limite para apresentação das propostas

A documentação do concurso deve ser suficientemente clara para evitar que os proponentes tenham de solicitar informações complementares no decurso do processo de concurso. Se a autoridade contratante, por sua própria iniciativa ou em resposta a um pedido de um eventual proponente, fornecer informações complementares relativamente ao processo de concurso, deve simultaneamente comunicar por escrito essas informações a todos os outros proponentes.

Os proponentes podem apresentar perguntas por escrito até 21 dias antes do termo do prazo de apresentação das propostas, devendo indicar a referência da publicação e a designação do contrato:

Andrea Betta
Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guiné-Bissau
admgb.lvia@gmail.com

Após esta data, a autoridade contratante não tem qualquer obrigação de prestar outros esclarecimentos.

Qualquer esclarecimento relativo ao processo de concurso será publicado no sítio Internet da LVIA: https://lvia.it/paesi/guinea-bissau/ o mais tardar 11 dias antes da data-limite para apresentação das propostas.

Os potenciais proponentes que tentem entrar pessoalmente em contacto com a autoridade contratante e/ou a Comissão Europeia durante o período do concurso poderão ser excluídos do processo de concurso.

14. Reunião de esclarecimento/ visita ao local

14.1 Não está prevista qualquer reunião de esclarecimento / visita ao local. Durante o período do concurso não são organizadas outras visitas individuais pelos potenciais proponentes.

15. Alteração ou retirada das propostas

15.1 Os proponentes podem alterar ou retirar as suas propostas, mediante notificação por escrito anterior à data-limite para apresentação das propostas referida no ponto 10.1. Terminado este prazo, as propostas não podem ser alteradas. A retirada de uma proposta é incondicional e implica o fim de toda a participação no concurso.

15.2 Qualquer notificação de alteração ou de retirada de uma proposta deve ser elaborada e apresentada em conformidade com o disposto no ponto 10. O sobrescrito exterior deve ostentar a menção «Alteração» ou «Retirada», consoante o caso.

15.3 Nenhuma proposta pode ser retirada no período compreendido entre a data-limite para apresentação das propostas referida no ponto 10.1 e o termo do prazo de validade das propostas. A retirada de uma proposta durante esse período pode implicar a perda da garantia da proposta.

16. Custos da elaboração das propostas

Não serão reembolsados quaisquer custos incorridos pelo proponente com a elaboração e apresentação da proposta. Os referidos custos serão inteiramente suportados pelo proponente.

17. Propriedade das propostas

A autoridade contratante conserva a propriedade de todas as propostas recebidas no âmbito do presente concurso. Consequentemente, os proponentes não têm direito à restituição das propostas.

18. Empresa comum ou consórcio

18.1 Se o proponente for uma empresa comum ou um consórcio constituído por duas ou mais pessoas, a proposta deve ser única com vista a obter um único contrato, cada pessoa deve assinar a proposta e é solidariamente responsável pela mesma, bem como por um eventual contrato que dela possa resultar, devendo uma das pessoas ser designada para agir como chefe, com poderes para vincular a empresa comum ou o consórcio. A composição da empresa comum ou do consórcio não pode ser alterada sem o consentimento prévio por escrito da autoridade contratante.

18.2 A proposta só pode ser assinada pelo representante da empresa comum ou do consórcio se este tiver sido expressamente mandatado por escrito para o efeito pelos membros da empresa comum ou do consórcio, devendo o contrato ou ato notarial que confere esse mandato ser apresentado à autoridade contratante em conformidade com o ponto 11 das presentes instruções aos proponentes. Todas as assinaturas devem ser autenticadas em conformidade com a legislação e regulamentação nacionais de cada membro da empresa comum ou parceiro do consórcio juntamente com as procurações que estabelecem, por escrito, que os signatários da proposta estão autorizados a assumir compromissos em nome dos membros da empresa comum ou do consórcio. Cada membro da empresa comum ou do consórcio deve apresentar a prova exigida no ponto 3.5 como se fosse, ele próprio, o proponente.

19. Abertura das propostas

19.1 A abertura e exame das propostas destinam-se a verificar se as propostas estão completas, se as garantias exigidas nos termos do concurso foram apresentadas, se os documentos foram devidamente assinados e se as propostas estão, de uma forma geral, em ordem.

19.2 As propostas serão abertas em sessão pública no dia 17 de Abril de 2019 as 10:00 horas no escritório da LVIA em Rua Ermelinda Mendes, B. Pluba, C.P. 585 – Bissau, Guiné-Bissau, pela comissão de avaliação nomeada para o efeito. A comissão de avaliação lavrará uma ata da sessão, que poderá ser consultada pelos proponentes que o solicitem.

19.3 Na sessão de abertura das propostas serão anunciados os nomes dos proponentes, os preços das propostas, os eventuais descontos, as notificações por escrito de alteração ou retirada de propostas, a existência da garantia da proposta (se esta for exigida) e quaisquer outras informações que a autoridade contratante considere adequadas.

19.4 Depois da sessão pública de abertura das propostas, não serão fornecidas quaisquer informações relativamente à análise, esclarecimento, avaliação ou comparação das propostas ou às recomendações relativas à adjudicação do contrato antes de esta ter lugar.

19.5 Qualquer tentativa por parte de um proponente no sentido de influenciar a comissão de avaliação durante o processo de análise, esclarecimento, avaliação ou comparação das propostas, tendo em vista obter informações sobre o andamento do processo ou condicionar a autoridade contratante quanto à decisão relativa à adjudicação do contrato, dará origem à exclusão imediata da sua proposta.

19.6 A autoridade contratante conservará todas as propostas recebidas após a data-limite de apresentação das propostas fixada no anúncio de contrato ou nas presentes instruções. As respetivas garantias serão devolvidas aos proponentes. A autoridade contratante não assume qualquer responsabilidade pelo atraso na entrega das propostas. As propostas recebidas fora do prazo serão rejeitadas e não serão avaliadas.

20. Avaliação das propostas

20.1 Exame da conformidade administrativa das propostas

Nesta fase, pretende-se determinar se as propostas respeitam os requisitos essenciais do concurso. Considera-se que uma proposta está conforme quanto satisfizer todas as condições, procedimentos e especificações constantes do processo de concurso, sem qualquer divergência substancial nem restrição.

Consideram-se importantes os desvios ou restrições que afetem o âmbito, a qualidade ou a execução do contrato, que difiram em grande medida dos termos do processo de concurso, que limitem os direitos da autoridade contratante ou as obrigações do proponente decorrentes do contrato ou que distorçam a concorrência com os proponentes que apresentaram propostas conformes. As decisões relativas ao facto de uma proposta não estar conforme devem ser devidamente justificadas nas atas da comissão de avaliação.

Serão imediatamente excluídas as propostas que não forem conformes ao processo do concurso, não podendo posteriormente ser tornadas conformes através da introdução de correções ou de eliminação de desvios ou restrições.

20.2 Avaliação técnica
Após a avaliação da conformidade administrativa das propostas, a comissão de avaliação pronuncia-se sobre a conformidade técnica de cada proposta, classificando-a como tecnicamente conforme ou como tecnicamente não-conforme.
Nesta fase, são avaliadas as qualificações mínimas exigidas (ver critérios de seleção indicados no ponto 16 do anúncio de contrato).
Quando os contratos incluam a prestação de serviços pós-venda e/ou de formação, a qualidade técnica de tais serviços é igualmente avaliada, indicando-se sim/não relativamente aos critérios especificados no processo de concurso.

20.3 No interesse da transparência e da igualdade de tratamento e a fim de facilitar a análise e a avaliação das propostas, a comissão de avaliação pode solicitar individualmente a cada proponente esclarecimentos sobre a sua proposta, incluindo discriminações dos preços, num prazo razoável a fixar pela comissão de avaliação. O pedido de esclarecimento e a respetiva resposta devem ser enviados exclusivamente por escrito e não poderá ter por objetivo obter, oferecer ou autorizar qualquer alteração dos preços ou da substância da proposta, exceto quando tiver em vista confirmar a correção de erros aritméticos detetados durante a avaliação das propostas nos termos do ponto 20.4. Os eventuais pedidos de esclarecimento não devem distorcer a concorrência. As decisões relativas ao facto de uma proposta não estar conforme do ponto de vista técnico devem ser devidamente justificadas nas atas da comissão de avaliação.20.4 Avaliação financeira

a) As propostas que tenham sido consideradas tecnicamente conformes, serão verificadas tendo em vista detetar eventuais erros aritméticos nos cálculos ou nos totais. A comissão de avaliação corrigirá os referidos erros da seguinte forma:

Em caso de discrepância entre os montantes indicados em algarismos e os montantes indicados por extenso, prevalecem estes últimos;
Exceto no que respeita aos contratos de montante fixo, em caso de discrepância entre um preço unitário e o montante total obtido pela multiplicação desse preço unitário pela quantidade prevista, prevalece o preço unitário.

b) Os montantes corrigidos desta forma são vinculativos para o proponente. Caso o proponente não aceite tal correção, a sua proposta será excluída.

c) Salvo disposição em contrário, o objetivo do processo de avaliação financeira consiste em identificar o proponente que ofereça o preço mais baixo. Nos casos previstos nas especificações técnicas, a avaliação das propostas pode ter em conta não só o custo de aquisição, mas, na medida em que tal seja relevante, os custos suportados ao longo do ciclo de vida dos produtos (como, por exemplo, os custos de manutenção e os custos de funcionamento), em conformidade com as especificações técnicas. Nesse caso a autoridade contratante analisará de forma aprofundada todas as informações fornecidas pelos proponentes e decidirá com base no custo total mais baixo, incluindo os custos suplementares.

20.5 Variantes
Não serão tomadas em consideração variantes.

20.6 Critérios de adjudicação
O único critério de adjudicação será o preço. O contrato será adjudicado à proposta conforme de preço mais baixo.
Quando as propostas forem de qualidade económica e técnica equivalente, será dada prioridade às que prevejam a mais ampla participação de Estados ACP. Ver ainda a secção 2.6.9 do guia prático.

21. Notificação da adjudicação

A autoridade contratante informará todos os proponentes simultânea e individualmente sobre a decisão de adjudicação. As garantias da proposta dos proponentes não selecionados serão liberadas após a assinatura do contrato.

22. Assinatura do contrato e garantia de execução

22.1 O proponente selecionado será informado por escrito de que a sua proposta foi aceite (notificação da adjudicação do contrato). A pedido da autoridade contratante e antes de esta assinar o contrato com o proponente selecionado, este último deve apresentar os documentos comprovativos ou as declarações necessárias nos termos da legislação do país em que a empresa está efetivamente estabelecida (ou as diferentes empresas, no caso de um consórcio), que demonstrem que não se encontra em nenhuma das situações de exclusão previstas na secção 2.6.10.1. do guia prático. As referidas provas, documentos ou declarações não podem ter sido emitidas mais de um ano antes da data de apresentação da proposta. Além disso, deverá ser apresentada uma declaração atestando que, desde essa data, as situações descritas nesses documentos não sofreram alterações.

Para contratos com um valor inferior a 300 000 EUR, a autoridade contratante pode, em função da sua análise dos riscos, decidir não exigir provas dos critérios de seleção.

22.2 A pedido da autoridade contratante, o proponente selecionado deve igualmente apresentar as provas da sua situação financeira e económica e da sua capacidade técnica e profissional, de acordo com os critérios de seleção aplicáveis no presente concurso especificados no ponto 16 do anúncio de contrato. As provas documentais exigidas figuram na secção 2.6.11 do guia prático.
A autoridade contratante pode, em função da sua análise dos riscos, decidir não exigir provas da sua situação financeira e económica e da sua capacidade técnica e profissional.

22.3 Se o proponente selecionado não fornecer as provas da sua situação financeira e económica e da sua capacidade técnica e profissional no prazo de 15 dias a contar da data da notificação da adjudicação do contrato, ou se se verificar que prestou falsas declarações, a adjudicação do contrato será considerada nula e sem efeitos. Nesse caso, a autoridade contratante pode adjudicar o contrato ao proponente com a segunda melhor proposta ou anular o processo de concurso.
A autoridade contratante pode dispensar os candidatos ou proponentes da apresentação das provas documentais acima referidas se tais documentos já tiverem sido apresentados no âmbito de outros procedimentos de adjudicação de contratos anteriores e desde que a emissão dos mesmos não date de há mais de um ano e que ainda sejam válidos. Nesse caso, os candidatos ou proponentes devem declarar sob compromisso de honra já ter apresentado os documentos num procedimento de adjudicação de contratos anterior e confirmar que a sua situação não se alterou após a respetiva apresentação.
Não devem ser apresentadas provas documentais dos critérios de seleção previstos no ponto 16 do anúncio de contrato, mas não será concedido qualquer pré-financiamento.
Ao apresentar uma proposta, cada proponente aceita receber a comunicação do resultado do processo por via eletrónica. Considera-se que essa notificação foi recebida na data em que a autoridade contratante a envia ao endereço eletrónico indicado na proposta.

22.4 A autoridade contratante reserva-se o direito de alterar as quantidades especificadas no concurso num intervalo de +/- 100 %, na altura da celebração do contrato e durante seu período de vigência. O aumento ou a diminuição do valor total dos fornecimentos resultante da alteração não pode ser superior a 25 % do preço da proposta financeira inicial do concurso. Devem ser utilizados os preços unitários mencionados na proposta.

22.5 O proponente selecionado dispõe de 30 dias, a contar da data da receção do contrato já assinado pela autoridade contratante, para o assinar, datar e devolver à autoridade contratante, acompanhado (quando aplicável) da respetiva garantia de execução. Uma vez assinado o contrato pelo proponente selecionado, este passa a ser o contratante e o contrato entra em vigor.

22.6 Caso o proponente selecionado não assine nem devolva o contrato, acompanhado da garantia financeira exigida, no prazo de 30 dias a contar da receção da notificação, a autoridade contratante pode anular a aceitação da proposta, sem prejuízo da retenção da garantia da proposta, de qualquer dos seus direitos de indemnização ou ação judicial relativamente ao incumprimento por parte do proponente selecionado, não tendo este último qualquer direito de indemnização relativamente à autoridade contratante.

23. Garantia da proposta

Não é exigida qualquer garantia da proposta.

24. Cláusulas deontológicas e código de conduta

24.1 Inexistência de conflitos de interesses
O proponente não poderá estar numa situação de conflito de interesses nem ter nenhuma ligação específica a este respeito com outros proponentes ou partes que participam no projeto. Qualquer tentativa por parte de um proponente no sentido de obter informações confidenciais, concluir acordos ilícitos com os seus concorrentes ou influenciar a comissão de avaliação ou a autoridade contratante durante o processo de análise, esclarecimento, avaliação e comparação de propostas conduzirá à rejeição da respetiva proposta e pode resultar em sanções administrativas, em conformidade com as disposições do Regulamento Financeiro em vigor.

24.2 Respeito pelos direitos humanos e cumprimento da legislação em matéria de ambiente e das normas laborais fundamentais
O proponente e os respetivos colaboradores devem respeitar os direitos humanos. Os proponentes e requerentes aos quais tenham sido adjudicados contratos devem cumprir, em particular e em conformidade com a legislação de base aplicável, a legislação em matéria de ambiente, incluindo acordos ambientais multilaterais, e as normas laborais fundamentais, conforme aplicáveis e definidas nas convenções relevantes da Organização Internacional do Trabalho (nomeadamente as convenções sobre a liberdade sindical e a negociação coletiva, a eliminação do trabalho forçado e obrigatório e a abolição do trabalho infantil).

Tolerância zero para a exploração e abuso sexual:
A Comissão Europeia pratica uma política de «tolerância zero» em relação a todos os comportamentos ilícitos que influenciem a credibilidade profissional do proponente.
Os maus-tratos ou castigos corporais, ou ameaças de maus-tratos, abuso ou exploração sexual, assédio e violência verbal, bem como outras formas de intimidação devem ser proibidos.

24.3 Anticorrupção e anti-suborno
O proponente deve cumprir toda a legislação aplicável e os códigos e regulamentos em matéria de luta contra o suborno e a corrupção. A Comissão Europeia reserva-se o direito de suspender ou anular o financiamento dos projetos caso sejam detetadas quaisquer práticas de corrupção em qualquer fase do processo de adjudicação do contrato ou durante a execução do contrato e a autoridade contratante não tome todas as medidas adequadas para corrigir a situação. Nos termos da presente disposição, por «práticas de corrupção» entende-se qualquer oferta de suborno, prenda, gratificação ou comissão, a título de incentivo ou recompensa, para que alguém realize ou se abstenha de realizar atos relacionados com a adjudicação de um contrato ou com a execução de um contrato já celebrado com a autoridade contratante.

24.4 Despesas comerciais extraordinárias
Uma proposta será rejeitada ou um contrato rescindido se se verificar que a adjudicação do contrato ou a sua execução deu origem ao pagamento de despesas comerciais extraordinárias. Tais despesas comerciais extraordinárias são as comissões não mencionadas no contrato principal ou não resultantes de um contrato corretamente celebrado e conexo com o contrato principal, as comissões não pagas em contrapartida da prestação de um serviço legítimo e efetivo, as comissões pagas num paraíso fiscal, as comissões pagas a um beneficiário não claramente identificado ou as comissões pagas a uma empresa que apresente todas as características de uma empresa de fachada.
Os adjudicatários de contratos relativamente aos quais se prove terem pago despesas comerciais extraordinárias relacionadas com projetos financiados pela União Europeia ficam sujeitos, em função da gravidade dos factos provados, à rescisão dos seus contratos, ou deixarão definitivamente de poder beneficiar de financiamentos da UE.

24.5 Incumprimento de obrigações, irregularidades ou fraude
A autoridade contratante reserva-se o direito de suspender ou anular o procedimento sempre que se prove que o procedimento de adjudicação foi objeto de incumprimento de obrigações, irregularidades ou fraude. Se, após a adjudicação do contrato, se verificar que o procedimento de adjudicação de contratos foi marcado por incumprimento de obrigações, irregularidades ou fraude, a autoridade contratante pode optar por não celebrar o contrato.

25. Anulação do procedimento de concurso

Em caso de anulação de um procedimento de concurso, todos os proponentes devem ser notificados da anulação pela autoridade contratante. Quando o concurso for anulado antes da sessão de abertura das propostas, os sobrescritos fechados que ainda não tenham sido abertos devem ser devolvidos aos proponentes nesse estado.
A anulação pode ocorrer, por exemplo, quando:

O concurso se revelar infrutífero, ou seja, não tiver sido apresentado qualquer proposta adequada, nem qualitativa ou financeiramente aceitável ou não tiver havido nenhuma resposta válida;
Os elementos técnicos ou económicos do projeto forem substancialmente alterados;
Circunstâncias excecionais ou de força maior impossibilitem a execução normal do projeto;
Todas as propostas tecnicamente aceitáveis excederem os recursos financeiros disponíveis;
Se tiverem verificado incumprimento de obrigações, irregularidades ou fraudes no processo, nomeadamente se tiverem impedido uma concorrência leal;
A adjudicação não é conforme aos princípios de boa gestão financeira, ou seja, não respeita os princípios de economia, eficiência e eficácia (por exemplo, o preço proposto pelo proponente ao qual o contrato será adjudicado for objetivamente desproporcionado em relação ao preço do mercado.

A autoridade contratante não é responsável por quaisquer danos, incluindo indemnizações por lucros cessantes de algum modo relacionados com a anulação do concurso, ainda que tenha sido advertida da possibilidade desses danos. A publicação de um anúncio de contrato não vincula a autoridade contratante no que respeita à execução do programa ou projeto anunciado.

26. Vias de recurso

Os proponentes que se considerem lesados por um erro ou uma irregularidade cometidos no âmbito de um processo de adjudicação podem apresentar uma reclamação. Para mais informações, ver o ponto 2.12 do guia prático.

27. Sistema de deteção precoce e de exclusão

Os proponentes e, caso se trate de pessoas coletivas, as pessoas que tenham poderes de representação, decisão ou de controlo em relação aos proponentes, são informados de que, caso se encontrem numa das situações de deteção precoce e de exclusão, os seus dados pessoais (apelido e nome próprio se se tratar de uma pessoa singular, endereço, forma jurídica e apelido e nome próprio das pessoas com poderes de representação, de tomada de decisões ou de controlo, se se tratar de uma pessoa coletiva) podem ser registados no sistema de deteção precoce e de exclusão e comunicados às pessoas e entidades indicadas na decisão acima referida, em relação à adjudicação ou à execução de um contrato.

ANEXOS

Anexo 1 - Formulário de apresentação de propostas

Anexo 2 – Declaração sob compromisso de honra relativa aos critérios de exclusão e de seleção

Anexo 3 - Especificações técnicas (Anexo II) e proposta técnica (Anexo III)

Anexo 4 - Proposta financeira

Anexo 5 - Disposições fiscais e aduaneiras

Anexo 6 - Ficha de identificação jurídica (empresas do setor privado)

Anexo 7- Formulário da notificação da conta bancária

Anexo 8 – conciliation andarbitration_pt

Standard advertisement for local publication of local open tender procedures

1. Supplies to be provided

2. Timetable

3. Participation

4. Origin

5. Type of contract

6. Currency

7. Lots

8. Period of validity

9. Language of tenders

10. Submission of tenders

11. Content of tenders

12. Taxes and other charges

13. Additional information before the deadline for submission of tenders

14. Clarification meeting / site visit

15. Alteration or withdrawal of tenders

16. Costs of preparing tenders

17. Ownership of tenders

18. Joint venture or consortium

19. Opening of tenders

20. Evaluation of tenders

21. Notification of award

22. Signature of the contract and performance guarantee

23. Tender guarantee

24. Ethics clauses and code of conduct

25. Cancellation of the tender procedure

26. Appeals

27. Early detection and exclusion system

Minuta de anúncio para a publicação local dos concursos públicos locais

1. Fornecimentos objeto do contrato

2. Calendário

3. Participação

4. Origem

5. Tipo de contrato

6. Moeda

7. Lotes

8. Prazo de validade das propostas

9. Língua das propostas

10. Apresentação das propostas

11. Conteúdo das propostas

12. Impostos ou outros encargos

13. Informações complementares antes da data-limite para apresentação das propostas

14. Reunião de esclarecimento/ visita ao local

15. Alteração ou retirada das propostas

16. Custos da elaboração das propostas

17. Propriedade das propostas

18. Empresa comum ou consórcio

19. Abertura das propostas

20. Avaliação das propostas

21. Notificação da adjudicação

22. Assinatura do contrato e garantia de execução

23. Garantia da proposta

24. Cláusulas deontológicas e código de conduta

25. Anulação do procedimento de concurso

26. Vias de recurso

27. Sistema de deteção precoce e de exclusão

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